E-mail kini menjadi alat komunikasi yang digunakan di dunia perkantoran. Namun untuk menulis e-mail diperlukan tata cara tertentu, lho, karena hanya dari e-mail pun dapat menentukan kesuksesan Anda di kantor. Agar tidak salah langkah, hindari 6 kesalahan dalam menulis e-mail di bawah ini!
1. Forward E-mail Tanpa Penjelasan
Bila Anda merasa ada e-mail yang perlu disampaikan kepada orang lain atau bahkan bos Anda, jangan langsung mem-forward tanpa memberi penjelasan maksud dari e-mail tersebut. Karena dengan tidak memberi penjelasan, sama saja Anda menghabiskan waktu si penerima e-mail untuk mencari tahu sendiri apa maksud dari forward e-mail dari Anda.
Hal yang bisa dilakukan adalah review terlebih dahulu e-mail yang ingin Anda forward, ganti subjeknya, kemudian tulis rangkuman dari pesan yang ingin Anda forward. Dengan ini, penerima e-mail akan langsung menangkap maksud dari forward e-mail Anda.
2. Tidak Memerhatikan Tata Bahasa
Jangan anggap remeh menulis e-mail, gunakanlah tata bahasa yang baik saat bertukar pesan via e-mail. Cantumkan kalimat pembuka seperti “Kepada…” atau “Dear…” dan sebutkan nama penerima e-mail. Apabila si penerima lebih senior dari Anda gunakan panggilan yang sopan seperti Bapak atau Ibu. Hindari juga isi e-mail yang bertele-tele, menggunakan font yang berwarna-warni, apalagi emoji yang berlebihan. Remember, the shorter the better!
3. Menggunakan Jargon
Jargon merupakan istilah yang digunakan orang-orang tertentu dalam bidang tertentu. Karena biasanya jargon memiliki arti yang khusus dengan rangkaian kata-kata yang tidak umum pula, maka dari itu hindarilah menggunakan jargon di e-mail kantor kecuali memang Anda dan si penerima e-mail sudah benar-benar paham mengenai jargon tersebut.
4. Berbahasa Gaul
Menggunakan akronim kekinian, bahasa-bahasa gaul, atau istilah gaul sebaiknya tidak digunakan pada saat berkomunikasi via e-mail di kantor. Anda harus tetap profesional dan buatlah e-mail Anda relevan setiap saat. Kecuali memang pekerjaan Anda berkaitan dengan konteks tertentu seperti misalnya hashtag pada dunia media sosial.
5. “Reply All” Pada Setiap E-mail
Fitur reply all pada e-mail memungkinkan semua orang yang di CC dan BCC dapat melihat balasan Anda. Jangan gunakan fitur ini pada saat Anda hanya ingin bicara pada salah satu orang yang ada di e-mail tersebut. Bila Anda terus menerus menggunakan fitur ini, Anda hanya akan mengganggu dan memenuhi inbox e-mail lainnya yang tidak mau membaca pesan Anda.
6. Selalu Merapikan Folder E-mail
Mungkin Anda memang menginginkan e-mail Anda rapi agar lebih terorganisir. Namun, tahukah Anda bahwa sebenarnya hal ini hanya akan membuang waktu? Daripada Anda sibuk merapikan e-mail, buatlah to-do list kerja agar pekerjaan Anda yang lebih prioritas lebih terorganisir. Rapikan e-mail pada saat Anda benar-benar tidak punya pekerjaan atau pada saat waktu senggang. Be a smart e-mail sender!