Agar tidak kewalahan mengatur pekerjaan di kantor, simak cara-cara ini!
Sumber foto: https://pixabay.com
Pekerjaan kantor yang menumpuk tak jarang membuat seseorang menjadi stres dan kelabakan dalam menyelesaikannya. Belum lagi dikejar deadline yang terkadang membuat seseorang jadi kehilangan fokus dan pecah konsentrasi. Berikut ini Alinear akan memberikan beberapa tip mengenai bagaimana cara mengatur pekerjaan agar selesai pada waktunya secara efektif dan efisien.
1. Catat Hal Yang Harus Dikerjakan
Pada saat meeting atau briefing dengan tim, catatlah poin-poin yang harus Anda kerjakan. Karena dengan mencatat poin-poin tersebut akan membantu dan memudahkan Anda untuk membuat perencanaan pekerjaan. Pastikan tanyakan kembali poin-poin yang harus Anda kerjakan tersebut pada atasan atau rekan kerja untuk mengurangi missed communication. Bila Anda belum begitu jelas dengan apa yang dimaksud, janganlah sungkan untuk bertanya.
Pada saat meeting atau briefing dengan tim, catatlah poin-poin yang harus Anda kerjakan. Karena dengan mencatat poin-poin tersebut akan membantu dan memudahkan Anda untuk membuat perencanaan pekerjaan. Pastikan tanyakan kembali poin-poin yang harus Anda kerjakan tersebut pada atasan atau rekan kerja untuk mengurangi missed communication. Bila Anda belum begitu jelas dengan apa yang dimaksud, janganlah sungkan untuk bertanya.
2. Membuat Perencanaan dan Target.
Setelah selesai meeting atau mendapat briefing dari atasan, urutkanlah catatan yang tadi Anda buat mulai dari skala prioritas hingga ke skala yang tidak terlalu mendesak. Hal ini ditujukan untuk memudahkan Anda agar bekerja dengan cara yang sistematis. Setalah selesai membuat daftar perencanaan kerja, tentukan juga tenggat waktu sendiri. Misalnya, Anda harus sudah membuat target dalam mengerjakan satu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Lebih baik lagi kalau Anda menentukan deadline sendiri yang lebih awal daripada deadline yang ditentukan dari kantor. Sehingga apabila ada revisi, Anda masih memiliki waktu untuk merevisinya.
Setelah selesai meeting atau mendapat briefing dari atasan, urutkanlah catatan yang tadi Anda buat mulai dari skala prioritas hingga ke skala yang tidak terlalu mendesak. Hal ini ditujukan untuk memudahkan Anda agar bekerja dengan cara yang sistematis. Setalah selesai membuat daftar perencanaan kerja, tentukan juga tenggat waktu sendiri. Misalnya, Anda harus sudah membuat target dalam mengerjakan satu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Lebih baik lagi kalau Anda menentukan deadline sendiri yang lebih awal daripada deadline yang ditentukan dari kantor. Sehingga apabila ada revisi, Anda masih memiliki waktu untuk merevisinya.
Sumber foto: https://pixabay.com3. Jangan Menunda Pekerjaan
Setelah membuat perencanaan, segera lakukan dan selesaikan pekerjaan yang didelegasikan pada Anda. Untuk mendorong mood, mulailah dengan pekerjaan yang mudah dulu. Kemudian berpindah ke pekerjaan yang lebih sulit atau prioritas. Tidak menunda pekerjaan akan membantu Anda dalam menghindari pekerjaan yang menumpuk. Seperti kata pepatah: Lebih cepat lebih baik. Nah, sama halnya dengan pekerjaan. Lebih cepat dikerjakan, lebih baik bagi Anda. Dengan demikian, Anda tidak hanya dipandang sebagai sosok yang tepat waktu, tetapi juga akan dilihat sebagai sosok yang bertanggungjawab dan bisa diandalkan di lingkungan kantor.
Setelah membuat perencanaan, segera lakukan dan selesaikan pekerjaan yang didelegasikan pada Anda. Untuk mendorong mood, mulailah dengan pekerjaan yang mudah dulu. Kemudian berpindah ke pekerjaan yang lebih sulit atau prioritas. Tidak menunda pekerjaan akan membantu Anda dalam menghindari pekerjaan yang menumpuk. Seperti kata pepatah: Lebih cepat lebih baik. Nah, sama halnya dengan pekerjaan. Lebih cepat dikerjakan, lebih baik bagi Anda. Dengan demikian, Anda tidak hanya dipandang sebagai sosok yang tepat waktu, tetapi juga akan dilihat sebagai sosok yang bertanggungjawab dan bisa diandalkan di lingkungan kantor.
4. Fokus dan Berani Mengatakan Tidak
Ketika melakukan pekerjaan, pastikan Anda menjauhkan diri dari hal-hal yang bisa mengganggu konsentrasi. Misalnya, mengasingkan diri dari suasana yang ramai, jauhan telepon seluler Anda agar tidak terganggu dengan notifikasi, atau menolak ajakan teman untuk hangout bersama. Jika ada rekan kerja yang memberikan pekerjaan yang tidak sanggup Anda kerjakan pada saat pekerjaan sedang menumpuk dan belum selesai, tidak ada salah apabila Anda menolaknya. Karena Anda berhak untuk mengatakan tidak apabila Anda benar-benar tidak bisa melakukannya.
Ketika melakukan pekerjaan, pastikan Anda menjauhkan diri dari hal-hal yang bisa mengganggu konsentrasi. Misalnya, mengasingkan diri dari suasana yang ramai, jauhan telepon seluler Anda agar tidak terganggu dengan notifikasi, atau menolak ajakan teman untuk hangout bersama. Jika ada rekan kerja yang memberikan pekerjaan yang tidak sanggup Anda kerjakan pada saat pekerjaan sedang menumpuk dan belum selesai, tidak ada salah apabila Anda menolaknya. Karena Anda berhak untuk mengatakan tidak apabila Anda benar-benar tidak bisa melakukannya.
Sumber foto: https://pixabay.com5. Pahami Ritme Kerja
Kenalilah diri Anda terlebih dahulu. Apakah Anda termasuk orang yang bisa mengerjakan pekerjaan di pagi, siang, atau malam hari? Hal ini erat kaitannya dengan produktivitas dan kefokusan dalam bekerja. Jika Anda tipe orang yang bisa lebih fokus mengerjakan pekerjaan pada pagi hari, kerjakanlah hal-hal yang membutuhkan tenaga dan pikiran di pagi hari. Baru setelah siang atau sore hari mengerjakan hal-hal yang lebih ringan.
Kenalilah diri Anda terlebih dahulu. Apakah Anda termasuk orang yang bisa mengerjakan pekerjaan di pagi, siang, atau malam hari? Hal ini erat kaitannya dengan produktivitas dan kefokusan dalam bekerja. Jika Anda tipe orang yang bisa lebih fokus mengerjakan pekerjaan pada pagi hari, kerjakanlah hal-hal yang membutuhkan tenaga dan pikiran di pagi hari. Baru setelah siang atau sore hari mengerjakan hal-hal yang lebih ringan.
6. Mengelola Email
Siapa bilang memeriksa email tidak memerlukan tenaga dan pikiran? Membalas email dibutuhkan berpikir dan kefokusan. Pastikan jangan sampai Anda salah menulis dan menyampaikan informasi yang dimaksud pada klien. Hal ini juga termasuk memeriksa tulisan jangan sampai ada yang typo atau salah ketik. Waktu yang baik mengelola email adalah di pagi hari, sebelum mulai bekerja. Dan pada sore hari atau waktu sebelum pulang. Hindarilah memeriksa email pada saat kerja, karena akan memecahkan fokus Anda.
Siapa bilang memeriksa email tidak memerlukan tenaga dan pikiran? Membalas email dibutuhkan berpikir dan kefokusan. Pastikan jangan sampai Anda salah menulis dan menyampaikan informasi yang dimaksud pada klien. Hal ini juga termasuk memeriksa tulisan jangan sampai ada yang typo atau salah ketik. Waktu yang baik mengelola email adalah di pagi hari, sebelum mulai bekerja. Dan pada sore hari atau waktu sebelum pulang. Hindarilah memeriksa email pada saat kerja, karena akan memecahkan fokus Anda.