Photo by Content Pixie on Unsplash
E-mail adalah salah satu sarana komunikasi termasuk untuk urusan pekerjaan. Meski begitu, terkadang orang yang kita kirimi pesan tidak langsung membalasnya karena kesibukan yang padat. Lalu bagaimana jika Anda benar-benar membutuhkan balasan e-mail secepatnya, sedangkan orang yang Anda kirimi e-mail tersebut tidak kunjung membalasnya?
1. Subjek yang Konkrit
Subjek atau judul haruslah ditulis secara konkrit dan setidaknya dapat sedikit menggambarkan tujuan dari e-mail. Sebagai contoh, “Kerja Sama untuk Proyek ABC”. Satu kalimat dalam judul, tidak panjang , tapi juga tidak terlalu pendek untuk menangkap perhatiannya. Bila perlu, tambahkan EoM (End of Message). Ini berguna untuk mempermudah klien memahami isi e-mail Anda.
2. Ingatkan si Penerima
Klien yang sangat sibuk biasanya hampir setiap hari bertemu banyak orang. Sebelum Anda mengiriminya e-mail, pastikan Anda mengingatkan si penerima siapa Anda, kapan dan bagaimana cara Anda bertemu dengannya, serta apa pekerjaan Anda.
Photo by Volodymyr Hryshchenko on Unsplash
3. Tidak Sulit Dibaca
Less is more, ingatlah selalu kalimat ini! Buatlah e-mail yang singkat dan padat. Jika perlu, buatlah hingga menjadi beberapa kalimat, namun isinya tetap dapat mengungkapkan tujuan Anda mengirim e-mail. Anda juga bisa menebalkan atau menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang penting untuk diketahui klien. Perhatikan jenis font-nya. Gunakan satu jenis font saja agar e-mail Anda tidak terlihat berantakan.
4. Mudah Di-forward
Buatlah e-mail clean. Maksudnya di sini adalah e-mail tanpa gambar macam-macam di body text, dan mudah jika ingin di-forward si penerima, tanpa harus dimodifikasi. Ingat! Waktu se-menit pun sangat berharga bagi klien super sibuk.
5. Follow up Tanpa Mengganggu
Masih belum juga dapat balasan dari klien Anda? Tidak perlu melakukan follow up setiap hari, karena itu justru akan membuatnya merasa terganggu. Cukup lakukan sekali atau dua kali dalam seminggu. Lampirkan e-mail asli yang berisi deadline pada e-mail follow up Anda. Anda juga bisa mengatakan kepada klien untuk memastikan e-mail Anda tidak masuk spam.